Perencanaan & Kendali Manajemen
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen terutama adalah proses untuk memotivasi dan memberi semangat orang-orang yang melaksanakan kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan organisasi. Ini juga merupakan proses untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan-kesalahan unjuk kerja yang tidak disengaja serta ketidak beresan yang disengaja, seperti pencurian ataupun penyalah-gunaan sumber daya.
Proses. Pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya.
Manajer. Pengendalian manajemen adalah alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan dengan bawahan. Ini adalah proses yang berorientasi kepada manusia. Manajer-manajer ini merupakan titik fokus dalam pengendalian manajemen. Mereka menyusun rencana untuk mengimplementasikan strategi dan mencapai tujuan, dan merekalah orang-orang yang harus mempengaruhi orang lain dan yang unjuk kerjanya diukur. Pejabat-pejabat staf organisasi mengumpulkan, menyarikan, dan menyajikan informasi yang berguna dalam proses ini, dan mereka membuat perhitungan-perhitungan yang menerjemahkan pertimbangan-pertimbangan manajemen ke dalam format sistem.
Karena fokusnya adalah pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan bagian penting dari proses ini.
Tujuan. Tujuan-tujuan organisasi ditetapkan sebelum proses perencanaan strategik. Tujuan-tujuan ini biasanya tidak dikaitkan dengan waktu dan tidak mengenal batas waktu, meskipun informasi yang diperoleh selama proses pengendalian strategik dapat menyebabkan terjadinya perubahan tujuan. Setelah tujuan organisasi ditetapkan, proses perencanaan strategik dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi dalam bentuk cara mencapai tujuan.
Efisiensi dan efektivitas. Pengendalian manajemen memanfaatkan pengendalian tugas untuk memastikan unjuk kerja yang efektif dan efisien di tingkat tugas. Efektivitas diartikan sebagai kemmpuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan efisiensi menggambarkan berapa banyak masukan yang diperlukan untuk menghasilkan satu unit keluaran tertentu. Unit organisasi yang paling efisien adalah unit yang dapat menghasilkan sejumlah keluaran terbanyak denagn masukan yang tersedia.
Efektivitas selalu berkaitan dengan tujuan organisasi. Efisiensi sendiri belum tentu terkait dengan tujuan tertentu. Unit organisasi yang efisien adalah unit yang melakukan apapun dengan penggunaan sumber daya minimal; tetapi jika yang dilakukannya – keluarannya – tidak mencapai tujuan organisasi, unit tersebut tidak efektif.
Manajer-manajer senior menggunakan sistem pengendalian manajemen untuk mendeteksi situasi-situasi lepas kendali, bila operasi organisasi tidak efisien atau tidak efektif, dan untuk meyakinkan diri sendiri bahwa organisasi telah melaksanakan strateginya secara efektif dan efisien. Proses pemastian ini penting bagi manajer terutama karena, ketika mereka bertindak sebagai manajer, mereka tidak mengerjakan pekerjaan itu sendiri. Fungsi mereka adalah memastikan bahwa pekerjaan telah dilakukan oleh orang lain; dan bila mereka tidak dapat mengamati pekerjaan yang edang dilakukan orang lain itu, mereka memerlukan pemastian dari sistem pengendalian manajemen bahwa pekerjaan tersebut memang sedang dilaksanakan.
Karakteristik dari sistem pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik tindakan-tindakan untuk menuntun dan memotivasi usaha guna mencapai tujuan organisasi maupun tindakan-tindakan untuk mengoreksi unjuk kerja yang tidak efektif dan tidak efisien.
Sistem pengendalian manajemen yang berbeda diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya mempunyai karakteristik berikut:
1. Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat-pusat tanggung jawab. Program adalah kegiatan-kegiatan yang menyangkut produk, lini produk, riset, dan pengembangan, atau kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Pusat pertanggung jawab unit organisasi yang dipimpin seorang manajer yang bertanggung jawab.
2. Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam; (a) data terencana dalam bentuk program, anggaran, dan standar, dan (b) data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik di dalam maupun diluar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organisasi total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan struktur keuangan, di mana sumber daya dan kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan terkoordinasi di mana data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.
Perencanaan dan Pengendalian Strategik
Pengendalian manajemen menyangkut implementasi strategi. Pengendalian strategik mengacu pada pemeliharaan kondisi lingkungan dari strategi. Kedua jenis pengendalian ini banyak memanfaatkan informasi umpan balik, tetapi informasi umpan balik pada pengendalian strategik digunakan untuk mengevaluasi latar belakang dari strategi-strategi sedang berjalan serta asumsi-asumsi lingkungan yang menjadi dasar perumusan-ulang strategi. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian variabel-variabel intern, sedangkan pengendalian strategik seringkali mengurusi perubahan-perubahan pada variabel-variabel ekstern terhadap mana organisasi harus menyesuaikan diri. Sejauh variabel-variabel ektern dapat dikendalikan oleh organisasi, perbedaan antara metode pengendalian strategi dan metode pengendalian manajemen cenderung memudar. Namun, kedua jenis pengendalian ini harus dipandang sebagai dua fungsi yang terpisah agar kemampuan-kemampuan manjerial yang berbeda dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya.
Perencanaan strategik adalah proses untuk merumuskan kegiatan-kegiatan jangka panjang yang mencakup baik penetapan tujuan maupun kebijakan pengarah dan strategi
untuk mencapai tujuan tersebut.
Sekali keputusan dan rumusan perencanaan strategik ditetapkan, pengendalian manajemen bertugas memastikan agar kebijakan dan strategi ini dilaksanakan. Bila organisasi bekerja sesuai dengan arahan kebijakan dan strategi tersebut, organisasi dikatakan “terkendali” Bila tidak, dikatakan “lepas kendali”.
Perbedaan antara pengendalian manajemen dengan perencanaan dan pengendalian strategik. Perencanaan strategik mendahului proses pengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sitem untuk mengimplementasikannya. Pengendalian strategik biasanya mendahului tetapi mungkin juga mengikuti proses pengendalian manajemen jika tujuan organisasi tidak tercapai, meskipun strategi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Proses perencanan strategik pada dasrnya bersifat tidak reguler, sedangkan pengendalian manjemen merupakan proses yang cukup sistematik dan kontinu.
Kebanyakan informasi untuk pengendalian manajemen dikembangkan secara internal dalam bentuk tindakan-tindakan ekonomis dan psikologis yang dapat digunakan untuk menyemangati, menuntun, dan mengoreksi tindakan-tindakan para manajer.
Proses pengendalian manajemen dan proses perencanaan strategik cenderung bertumpang-tindih sewaktu-waktu, tetapi macam alat analisis yang digunakan, macam pemikiran yang diperlukan, dan sumber informasi yang digunakan berbeda dan perlu secara jelas dibedakan.
Tinjauan Sistem Pengendalian Manajemen
Struktur
Struktur pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab adalah suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Pusat-pusat ini dikelompokan berdasarkan sejauh mana masukan dan keluaran yang menjadi tanggung jawab manajer pusat diukur dalam satuan moneter.
Proses
Mayoritas proses pengendalian manajemen melibatkan komunikasi dan interaksi informal di kalangan manajer dan karyawan. Komunikasi informal terjadi melalui memo, rapat, percakapan, bahkan melalui isyarat-isyarat seperti ekspresi wajah. Walaupun kegiatan informal ini sangat penting dalam pengendalian manajemen, sulit untuk diuraikan secara sistematis. Disamping pengendalian informal, kebanyakan perusahaan mempunyai sistem pengendalian formal, yang meliputi tahap-tahap pemograman, penganggaran, operasi dan pengukuran, serta pelaporan dan analisis, yang saling berkaitan.
Pemograman. Pemograman adalah proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program-program ini yang merupakan hasil dari proses pemograman memperlihatkan, mana, kapan, dan berapa banyak sumber daya akan digunakan untuk tiap-tiap program. Program menunjukkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam rangka pelaksanaan strateginya. Pada perusahaan yang berorientasi kepada laba, setiap produk atau lini produk adalah program. Kegiatan riset dan pengembangan mungkin juga merupakan program. Inti dari suatu program adalah seperangkat tindakan yang menuju kepada produksi atau distribusi keluaran berupa
barang atau jasa dengan menggunakan sumber daya dari satu atau lebih unit organisasi.
Penganggaran. Anggaran operasi suatu organisasi merupakan rencana tindakannya, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk periode tertentu, biasanya satu tahun. Dalam proses penganggaran, anggaran umumnya, disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi dan departemen, yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen. Sebagai bagian dari proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam kegiatan-kegiatanyang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat tanggung jawab untuk periode tersebut. Tiap-tiap manajer bertugas melaksanakan suatu program atau sebagian program. Walaupun alat pelaksanaan strategi pada mulanya dikembangkan sebagai program-program, dalam proses penganggaran program-program ini diterjemahkan ke dalam bentuk tugas-tugas pusat tanggung jawab. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan ajang negosiasi antara manajer pusat tanggung jawab dengan atasannya untuk menetukan apa yang akan dilakukan manajer dan dengan cara bagaimana. Hasil akhir dari negosiasi ini adalah pernyataan yang telah disahkan mengenai pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan selama tahun anggaran untuk setiap pusat tanggung jawab dan untuk organisasi secara keseluruhan.
Operasi dan pengukuran. Selama periode operasi aktual, dilakukan pencatatan tentang sumber daya yang secara aktual digunakan, dinyatakan dalam bentuk biaya, serta mengenai pendapatan yang secara aktual diperoleh. Catatan ini sudah sangat terstruktur sehingga data biaya dan pendapatan terkelompok baik menurut program maupun menurut pusat tanggung jawab. Data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur unjuk kerja atau prestasi manajer pusat tanggung jawab. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual dilaporkan dengan cara sedemikian hingga dapat dibandingkan langsung dengan cara seperti yang tertuang dalam anggaran.
Pelaporan dan analisis. Sistem pengendalian manajemen berfungsi sebagai alat komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan terdiri atas data akuntansi dan non-akuntansi, dihasilkan baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Informasi ini membuat manajer mengetahui apa yang sedang terjadi guna memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai pusat tanggung jawab yang terpisah-pisah terkoordinasi dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar